03 Organisatie

De raad heeft het onderwerp inwonersinitiatieven en participatie opgepakt in de raadsagenda. De werkgroep schrijft een startnotitie en de verwachting is dat zij voor het eind van het jaar een terugkoppeling hierop geven.

In 2022 is een impactanalyse van de wet WOO voor de organisatie opgesteld. Deze wet stelt eisen aan de inrichting van de informatiehuishouding en transparantie van de informatievoorziening aan inwoners.
Inwoners moeten via onze website informatie kunnen opvragen en inzien, wat eisen stelt aan de vindbaarheid en toegankelijkheid van documenten.
Hiermee wordt tevens de relatie naar de implementatie van het nieuwe zaaksysteem en de Wet Toegankelijkheid gelegd.
Er is een diskussie gestart over de konsekwenties van de aanpassingen van de werkprocessen en het capaciteitsbeslag in het licht van de bestuurlijke toekomst van de gemeente Renkum. (risico)

Doordat de oplevering van het zaaksysteem vertraagd is  in verband met technische problemen wordt de tijdsplanning voor de implementatie krap. Doordat het een elementaire applicatie betreft voor implementatie van de nieuwe wetten (Wet modernisering Electromis h Bestuurlijk Verkeer en de wet toegankelijkheid overheidsinformatie  lopen we risico daar de gestelde invoeringstermijnen niet geheel te halen.

De planning van harmonisatie van de applicaties met Rheden en Renkum loopt. Momenteel wordt gewerkt aan de implementatie van de meldingen app Fixie en ook wordt gewerkt aan de harmonisatie van het E-HRM sy pakket van Youforce. bij delimplementatei van E-HRM blijkt hoe ingewikkeld het is om de werkwijzen/processen van de drie gemeenten en DC op elkaar af te stemmen. duidelijk wordt dat dit gepaard gaat met extra doorlooptijd en dus extra kosten voor de implementatie. Deze kunnen worden gedekt uit de hiervoor beschikbaar gestelde reserve harmonisatie ICT. Op Governance niveau wordt er een programmaplan uitgewerkt waarin zowel het eenduidig opdrachtgeverschap en harmonisatie, het is de bedoeling om voor het einde van het jaar het programmaplan gereed te hebben en een programmamanager te hebben aangesteld.

Inhoud:
We hebben ten aanzien van de invulling van het gemeentehuis, waarbij de gemeentelijke organisatie gecombineerd wordt met bibliotheek, woningen en horeca, geconstateerd dat de haalbaarheid (onder andere draagvlak, financieel, eigendom) erg complex is.  DHet voorstel is om het plan te vereenvoudigen en te focussen op renovatie van het gemeentehuis voor de gemeentelijke organisatie.

Er is gekozen om het project gemeentehuis en gemeentewerf te knippen qua besluitvorming. De gemeentewerf ligt een stuk minder complex, hierover heeft in maart 2023 besluitvorming plaatsgevonden.

Planning:
Besluitvorming gemeentehuis moet nog plaatsvinden. In september 2023 ligt hiervoor een afhechtingsvoorstel voor de raad inclusief hoe verder.

De gemeenteraad heeft na behandeling van de startnotitie in het najaar van 2022, in januari 2023 de kaders voor de uitvoering van het onderzoek naar de toekomstscenario’s vastgesteld. Voor de uitvoering van het onderzoek is een feitenonderzoek uitgevoerd, zijn gesprekken gehouden met beoogde samenwerkingspartners, zijn enquêtes afgenomen onder inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties en zijn in het kader van een eigen oriëntatie bezoeken afgelegd aan verschillende gemeenten in het land. In juni zijn de eerste bevindingen van het onderzoek gepresenteerd tijdens een raadsontmoeting. Het onderzoeksrapport met de resultaten van het traject is in september 2023 opgeleverd aan de raad.

IDe optimalisatie van het raadsinformatiesysteem heeft voortdurende aandacht. Omdat andere ontwikkelingen, zoals de actualisatie van de raadsregelingen en de AV-inrichting van de raadzaal, zijn er nog geen
stappen gezet naar een andere aanbieder. Vooralsnog wordt de optimalisatie gezocht binnen het huidige raadsinformatiesysteem (GO).